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　　常商发〔2013〕31号

机关各科室：

　　经研究，现将《常德市商务局无纸化办公工作方案》印发给你们，请认真遵照执行。

　　附件：1.常德市商务局实行无纸化办公工作方案

　　      2.常德市商务局无纸化办公实施时间表

 

 常德市商务局

2013年5月14日

 

附件1

常德市商务局实行无纸化办公工作方案

　　为加快电子政务建设，提高行政效率，降低办公成本，提升商务工作信息化水平，经局党组研究同意，决定在市局机关推行无纸化办公，特制定如下工作方案。

　　一、加强组织领导

　　为加强推行无纸化办公工作的领导力度，市局成立无纸化办公工作领导小组，组长：吴德新，副组长：曾莉，成员：徐晓明、谭晓文、王新军、石林、胡晓明、蔡国华、严利民。领导小组办公室设在市局办公室，负责无纸化办公的组织推进以及相关问题的协调处理工作，袁成宇兼任办公室主任，信息中心提供系统维护和技术支持，机关各科室共同协作，市局率先实现无纸化办公，全市商务系统逐步实现办公自动化。

　　二、建立无纸化办公工作制度

　　建立无纸化办公工作制度，在市局机关全面推行网上办公、无纸化办公。主要内容包括文件收发、文件审批、各类报表、通知公告、呈报请示、综合材料、商务简报、工作安排等，凡局机关内部可以用电子文档形式流转的各类文件资料，一律实行网上办公。如确需以纸质形式印发的，经局办公室同意后，方可采取纸质文本。如会议资料、对外请示和报告等。

　　三、无纸化办公平台

　　1.湖南省商务系统数字化办公平台网址：

　　外网网址：http://222.240.202.30

　　内网网址： http://172.16.0.216

　　2.视频办公会议系统地点：市局701会议室。

　　四、无纸化办公推进步骤

　　1.网络环境建设与操作知识培训阶段。时间： 2013年４月至6月；

　　1完成服务器和视频会议系统的安装连接、功能测试和其它所需的硬软件配置；

　　2制作各类行文模版、行文流程、公共通讯簿、印章和签字扫描，列出需保留纸质版本的文件资料明细单；

　　3各科室确定一名专职无纸化办公平台操作员，以便于科室和分管领导的无纸化办公平台操作指导；

　　4邀请省商务厅信息中心对市局机关科室的所有人员进行分批次的系统平台操作培训，帮助快速掌握网上办公操作技能。时间安排：副处级以上领导，时间4月 25日；科室拟稿和审核培训，时间：4月26日；办公室无纸化办公平台操作人员，时间：4月27日。

　　2.试运行阶段： 2013年5月1日-6月30日

　　①5月10日起，通知公告、综合材料、工作安排、会议纪要、各类报表、商务简报等取消纸质文档，实行数字化流转；

　　②5月15日起，呈报请示、文件收发和文件审批实行双轨制，在电子流转的同时报送纸质文档。

　　③6月1日起，局机关内部办公取消纸质文档，除必须保留的纸质版本的文件资料外，全部采用电子流转，基本完成局机关无纸化办公的初步运行，对本阶段中出现的操作和系统问题，逐一纠正改善。

　　3.正式运行阶段。时间：2013年７月1日起，基本实现局机关办公无纸化。

　　4.全市商务系统办公自动化实施阶段。时间：2014年开始分步实施，具体方案另定。

五、相关工作要求

　　1.局机关全体工作人员应高度重视，认真学习掌握办公平台操作技能。自试运行开始后，每天上班应在第一时间打开电脑并保持办公自动化系统在线状态，及时了解、处理相关文件、信息，以免耽误工作。

　　2.在试运行阶段，各科室传输重要资料或通知时，如接收人未能及时确认，由发送人负责用手机短信或打电话提示接收人，正式运行后不再电话通知。

　　3.严格考核，鼓励在线办公。各科室人平在线时间不足150天/年的不得评选“满意科室”，个人在线时间不足200天的不得评选“十佳个人”，在自动化办公平台发布各类文件、信息按5元/条给予奖励。

　　4.为避免工作失误，在自动化办公平台传输急办文件、资料，应由发送人给接收人在短信提示窗打钩。

　　5.各科室要建立电子档案，定期将所收发的文件资料分类妥善存储、备份，以免资料丢失或同类资料反复传输。

 

 

附件2

常德市商务局无纸化办公实施时间表

常商发〔2013〕31号	工作内容	工作人员	责任人
201３年４月
4月20日前	搜集上下行文的模版、相关印章和领导签字扫描，列出行文审批流程，列出需保留纸质版本的文件资料明细单；	陈建才、谢朝春、姚良静	傅建明
4月20日前	更新完善平台公共通讯簿；	陈建才	傅建明
4月20日前	列出每个科室的平台操作指导员名单；	陈建才	傅建明
4月20日前	向省商务厅请求支持，完成服务器和视频会议系统的安装连接、功能测试和其它所需的硬软件配置；并保管好相关设施；	陈建才、姚良静	傅建明
4月25日	省厅派专业技术人员授课：签发培训（局领导和办公室主任）；	陈建才、姚良静	傅建明
4月26日	省厅派专业技术人员授课：拟稿和审核培训（科室负责人）；	陈建才、姚良静	傅建明
4月27日	省厅派专业技术人员授课：拟稿及其它操作培训 （无纸化办公平台操作指导员）。	陈建才、姚良静	傅建明
2013年5月-6月
5月10日起	通知公告、综合材料、工作安排、会议纪要、各类报表、商务简报等取消纸质文档，实行数字化流转；	张桂凡、何丹、王超、谈海波、陈建才、谢朝春、姚良静	傅建明
5月15日起	呈报请示、文件收发和文件审批实行双轨制，在电子流转的同时报送纸质文档；	陈建才、谢朝春、姚良静、 何丹、王超、谈海波、张桂凡、陈建才、谢朝春、姚良静	傅建明
6月1日起	市局机关内部办公取消纸质文档，除必须保留的纸质版本的文件资料外，全部采用电子流转，基本完成局机关无纸化办公的初步运行，对本阶段中出现的操作和系统问题，逐一纠正改善。	何丹、王超、谈海波、张桂凡、陈建才、谢朝春、姚良静	袁成宇
2013年7月
7月1日起	市局机关内部无纸化办公正式运行。	全体人员	袁成宇
2013年
经过一年左右的努力，基本实现市局机关办公的数字化运转。		全体人员	袁成宇